Como ha ocurrido en muchos otros sectores, la automatización en la educación ha llegado para quedarse.
En gran medida, este éxito se debe a su implantación en el aula: este tipo de tecnologías están teniendo ya un impacto significativo en la forma en que es posible plantear las clases, dotando a los educadores de más tiempo y de herramientas avanzadas para preparar sus lecciones.
No obstante, la automatización en la educación también presenta un enorme potencial para las propias instituciones educativas. Más específicamente, la tecnología conversacional se ha convertido en una aliada clave para abordar multitud de tareas administrativas propias del sector educativo: no solo permite aliviar la carga de trabajo, sino también ofrecer una experiencia mejor y más intuitiva para estudiantes, padres y docentes, entre otros. Te contamos por qué.
5 ventajas de aplicar la automatización en la educación
Gracias a la automatización en la educación las instituciones están cambiando su manera de gestionar sus procesos administrativos. Los nuevos desafíos a los que las instituciones se enfrentan relacionados con eficiencia, gestión de grandes volúmenes de información y la mejora de la experiencia del usuario solo hacen que señalar la importancia de contar con soluciones de automatización. A continuación te contamos las 5 ventajas principales de aplicar estos procesos en la educación:
1. Eficiencia y ahorro de tiempo
Las instituciones educativas enfrentan una gran carga administrativa: atención al estudiante, gestión de documentos, comunicación interna… La automatización ofrece, por su parte, eficiencia y ahorro de tiempo, resolviendo tareas en cuestión de minutos o segundos, en lugar de horas.
Un ejemplo son las plataformas conversacionales. Al igual que las empresas utilizan bots con inteligencia artificial para atender a sus clientes, las instituciones educativas pueden emplear este tipo de plataformas para atender a alumnos en procesos como las inscripciones y matrículas. De este modo, se vuelven capaces de dar respuesta a altos volúmenes de usuarios, y de guiar al alumnado en el proceso, liberando a los equipos humanos en momentos críticos, como el inicio de curso.
Los equipos humanos, al conseguir una automatización en la educación, pueden dedicar su tiempo a tareas de más alto valor: atender a estudiantes, estudiar cómo mejorar la calidad de los procesos…
Quizás te interese: 5 claves para atender clientes de forma masiva con WhatsApp Business Platform
2. Reducción de errores
El fallo humano es en cierto punto inevitable en el manejo de grandes volúmenes de información, como es el caso de las instituciones educativas. Errores de transcripción, de cálculo, pérdida de documentación…
El uso de herramientas de automatización en la educación minimiza en gran medida estos problemas, ya que permite estandarizar los procesos y poner medidas para que la información se registre de forma correcta.
Además, las herramientas adecuadas favorecen una gestión más sencilla en la que los datos son fácilmente localizables cuando se los necesita. Es el caso del uso de herramientas CRM combinadas con bots inteligentes: la información queda centralizada en una plataforma digital, donde se puede consultar, actualizar o modificar de forma eficiente.
Quizás te interese: Integrar WhatsApp con tu CRM: cómo y por qué hacerlo
3. Mejora de la experiencia comunicativa
Son muchas las personas con las que las instituciones educativas deben comunicarse: estudiantes, padres, docentes, personal administrativo… En este sentido, la automatización en educación puede orientarse a mejorar la comunicación: desde el envío automático de recordatorios, al uso de plataformas de mensajería para resolver preguntas.
Se reduce así la carga de trabajo del personal, pero también se mejora la experiencia del usuario al otro lado de la pantalla, garantizando que recibe respuesta de forma inmediata y que tiene acceso a todas las actualizaciones importantes.
Además, frente a trámites administrativos que resultan largos y frustrantes, la automatización hace que los procesos sean más accesibles, tal y como destacamos en los ejemplos más abajo.
4. Impulso a la seguridad y al cumplimiento normativo
Contar con las herramientas adecuadas de automatización en la educación también permite garantizar el cumplimiento de normativas como las de privacidad y protección de datos personales. Además, estas soluciones tecnológicas permiten realizar seguimientos detallados de las actividades, asegurando que todos los procesos se ajusten a las leyes y regulaciones vigentes.
Así, los sistemas de automatización se diseñan para cumplir con las normativas vigentes de protección de datos, y resguardar la información frente a accesos no autorizados y asegurando la confidencialidad de los datos de estudiantes y personal.
5. Sostenibilidad
Llevar las comunicaciones al ámbito digital permite ahorrar recursos como el papel, mejorando el impacto medioambiental de la institución educativa.
Cuando digitalizamos los procesos administrativos y comunicativos, se minimiza significativamente el consumo de materiales y se disminuye su impacto ambiental, además al optimizar los recursos tecnológicos, las instituciones operan de manera más eficiente, reduciendo su huella de carbono y mejorando la imagen del centro.
Ejemplos de uso de la automatización en educación
- Automatización y guía conversacional durante las inscripciones y matrículas de alumnos
- Seguimiento de trámites, informando a estudiantes sobre el estado de sus solicitudes, posibles cambios…
- Orientación a nuevos estudiantes, automatizando el proceso de inducción y proporcionándoles de forma conversacional información sobre la institución, reglas, actividades extracurriculares, uso de plataformas digitales…
- Administración de datos de estudiantes y docentes y centralización en una plataforma única y segura
- Respuesta conversacional a las preguntas más frecuentes de estudiantes y padres
- Envío de notificaciones automáticas a alumnos respecto a eventos, documentación o pagos pendientes…
- Recordatorios a profesores sobre fechas límite para entrega de evaluaciones, gestión de reuniones…
Quizás te interese: WhatsApp para universidades: comunícate con tu alumnos en su canal favorito
Ahora que ya conoces algunos ejemplos de uso, ¿quieres saber más sobre las soluciones de automatización en la educación y cómo implementarlas?
En Blip ayudamos a las instituciones educativas a aprovechar todo el potencial de la IA con la integración de WhatsApp en los procesos educativos, esta herramienta es esencial para conectar de manera rápida y eficiente con estudiantes y docentes en la era conversacional. En Blip, ofrecemos soluciones automatizadas que optimizan la comunicación y los procesos administrativos, potenciando la interacción humana y mejorando la experiencia de alumnos, padres y docentes.
Como líderes de mercado entre las plataformas conversacionales, somos los aliados que necesitas para diseñar flujos conversacionales que multipliquen las capacidades de tus equipos humanos y agilicen los procesos administrativos, brindando una experiencia única y eficiente.
Ponte en contacto con nosotros y habla con nuestro equipo sobre cómo podemos ayudarte.
