Os chatbots já são conhecidos por sua capacidade de melhorar o atendimento ao cliente. O que poucos sabem que também é possível usar um chatbot para comunicação interna. Vem com a gente e saiba mais!
Geralmente conhecidos pelo seu uso na comunicação com clientes, uma tendência que já vem tomando conta das empresas é o uso do chatbot na comunicação interna.
A tecnologia tem facilitado o trabalho de setores como o de recursos humanos e o de endomarekting, os responsáveis pela execução das atividades de comunicação e repasse de informações com os colaboradores da empresa.
Os benefícios dessa tecnologia são os mais diversos – e é sobre eles que falaremos agora. Prepare-se para saber tudo que sua empresa pode ganhar com um. 😉
Os benefícios ao usar um chatbot na comunicação interna
Comunicação direta e facilitada
Um chatbot é uma ferramenta utilizada na comunicação para interagir com as pessoas de forma automática, por meio de plataformas digitais e conversas predefinidas. Hoje, essas ferramentas funcionam de forma que a conversa seja o mais natural possível.
Aplicada dentro do endomarketing, a ferramenta pode proporcionar uma comunicação mais direta e facilitada entre a organização e os seus colaboradores.
Não são poucas as possibilidades a partir de um chatbot na comunicação interna. É possível desenvolver um bot que informe dúvidas sobre a empresa para funcionários novos. Também é possível criar um sistema de solicitações ao RH de forma automatizada, simplificando o processo. Enfim, para cada cenário, o chatbot na comunicação interna pode resolver.
Leia mais: [Guia Completo] Chatbot: o que é, como criar, benefícios e cases
Melhor relacionamento entre departamentos
O relacionamento entre os departamentos também pode ser facilitado com o uso de chatbots. Isso porque é possível integrar o programa com softwares de troca de mensagens, como o Slack e o Workplace do Facebook.
O chatbot na comunicação interna pode ser aplicado para que sejam enviados dados específicos ou respostas automáticas para dúvidas que são comumente enviadas para um determinado setor da empresa.
Nos casos de empresas que trabalham com freelancers ou no regime home office, ter essa ferramenta pode ser ainda mais interessante para facilitar o acesso a informações por parte dessas pessoas.
Otimização dos projetos do RH
O setor de recursos humanos também pode usar do chatbot para desenvolver e otimizar seus projetos, o que começa no momento da seleção para contratar novos funcionários para a empresa.
Em um primeiro momento, é possível fazer questionários com os candidatos a ocuparem as vagas disponibilizadas. Com as respostas em mãos, os profissionais conseguem convocar as pessoas que mais se baseiam no perfil buscado.
Quando forem organizados eventos internos na empresa, bem como atividades que envolvam todos os colaboradores, os chatbots também podem ser utilizados para repassar informações, enviar lembretes e tirar dúvidas sobre a programação que será desenvolvida. Tudo isso de forma ativa ou reativa.
Na Take, desenvolvemos um bot para a festa de final de ano como forma de engajar os funcionários com a festa. Com um fluxo simples de navegação, o bot foi feito em menos de duas semanas e informava sobre data, cardápio, drinks e atrações da festa, além de dar dicas sobre o figurino (a festa era temática) e sobre os brindes. Foi um sucesso!
Múltiplas possibilidades de uso
Dependendo do canal, é possível utilizar diferentes recursos interativos. Na ferramenta do Facebook, o Workplace, é possível programar mensagens de respostas automáticas, quick replies, imagens com ilustrações e ainda enviar broadcasts.
Os botões são interessantes para orientar os colaboradores sobre como a conversa pode ser direcionada. A ideia é que eles possam clicar em botões e, assim, guiar o programa para lhes dar as respostas de que necessitam.
Atendimento 24 horas
Muitas empresas, principalmente as grandes indústrias, têm turnos com horários diferenciados. Existem funcionários que trabalham em horário comercial, outros que fazem regime 12/36… O problema é que, com isso, nem sempre há um responsável pelo setor de recursos humanos ou comunicação disponível em horários alternativos.
Assim, o chatbot de comunicação interna pode ser utilizado para que todos os colaboradores possam ser atendidos e informados independentemente do horário em que estiverem na empresa.
Ajuda com a alta demanda
A demanda de serviços para atender todos os colaboradores costuma ser alta. Dessa forma, muito tempo dos profissionais de RH e endomarketing é gasto.
A ferramenta é uma alternativa interessante para ajudar com essa demanda, pois todas as mensagens passam a ser respondidas prontamente.
Obviamente, existem situações em que dúvidas muito específicas podem não ser solucionadas pelo sistema. Mas, nesses casos, é possível que seja feita uma intervenção humana com o que chamamos de transbordo (quando o atendimento do bot é direcionado a uma pessoa). Nenhuma dúvida fica para trás.
Atualizações cadastrais
Muitas vezes, as empresas precisam fazer atualizações cadastrais de seus funcionários. Para que isso isso seja feito de forma automática, o chatbot pode ser uma excelente ferramenta. Assim, também é economizado o tempo dos colaboradores que precisariam ser entrevistados individualmente.
Experiência já testada e com a qualidade aprovada
O uso de chatbot na comunicação interna já foi testado e aprovado pela Take. E não foi com apenas um bot: são quatro no total, com funções distintas dentre eles.
- A Ada, que recebeu esse nome em homenagem à matemática Ada Lovelace, possibilita que os colaboradores da Take façam consultas sobre assuntos como a marcação de ponto, as políticas internas, legislação trabalhista, entre outros.
- O Julbot é nosso bot que ajuda os funcionários a pedir periféricos diretamente ao administrativo. Através de botões, o usuário pode escolher o tipo de periférico e o que está precisando. Depois é só retirar.
- A Helen é o chatbot da área de Infraestrutura. Antes mesmo de notificar qualquer problema aos profissionais da área, os Take.Seres acessam o bot e relatam sua solicitação. Com isso, a fila de processos já fica organizada a partir do acionamento da Helen.
- Por fim, a Donna é nosso bot do jurídico e ajuda os funcionários que precisam tirar dúvidas legais.
Como você pôde perceber, o chatbot na comunicação interna apresenta diversas aplicações, e é importante que os gestores das organizações atentem para essa nova realidade, que pode otimizar o trabalho na sua empresa e fazer com que ela esteja sempre um passo à frente da concorrência.
Os chatbots, inclusive, podem ser úteis para que você diminua gastos na sua organização. Para saber mais sobre esse assunto, recomendamos a leitura do artigo “dicas de ferramentas para reduzir custos na empresa”. Não deixe de conferir!
