Confira neste artigo dicas práticas para que a jornada de trabalho seja aprimorada dentro das empresas. Veja como a tecnologia pode auxiliar nesse processo!
A expressão “tempo é dinheiro” sempre foi muito utilizada para reforçar a importância de fazer uma melhor gestão de tarefas, conseguir produzir mais em menos tempo e, assim, aumentar os lucros.
Hoje, além disso, ela traz aspectos positivos por trás apenas dos ganhos financeiros, como melhoria da qualidade de vida e mais entendimento sobre o propósito da empresa e do papel de cada funcionário nos processos.
Otimizar o tempo significa melhor gerir o tempo útil de trabalho e utilizar o que há de mais avançado disponível no mercado, como pessoas e tecnologias, para alcançar bons resultados para todos os envolvidos.
Neste artigo, confira o conceito de otimização da jornada de trabalho e dicas práticas que podem e devem ser adotadas pelas empresas que querem ser mais produtivas e organizadas com seus fluxos.
O que é a otimização de processos?
O conceito de otimização diz respeito à criação de condições cada vez mais favoráveis para se realizar algo. É alcançar bons resultados em um tempo menor do que aquele que se estava acostumado a praticar, mas sem perder qualidade ao que se propôs a fazer.
Nas empresas, de maneira prática, otimizar o tempo é ser produtivo, ou seja, encontrar formas eficazes de concluir uma tarefa, apresentando um desempenho melhor do que antes.
Para compreender o conceito na prática, um bom exemplo é o da rotina da área de Recursos Humanos que, durante muito tempo, limitou-se a ser acionada para realização de processos burocráticos e operacionais.
Com a automação da área de RH, processos que hoje são fundamentais para o sucesso de uma empresa, como o recrutamento e seleção, passaram a ser entendidos como realmente são: processos estratégicos.
Diferentemente do que era praticado antes, no momento de contratação de um funcionário, além de considerar a capacidade técnica e habilidade exigidas para o cargo, atualmente o RH conta com ferramentas que fazem uma análise completa do perfil comportamental do candidato.
Com isso, são avaliadas questões que antes não eram consideradas, como aspectos psicológicos e de personalidade, que mostram o profissional certo para determinada vaga.
Assim, colocando a pessoa certa para exercer uma função que mais tem a ver com ela, a empresa consegue reter um bom funcionário e vê-lo crescer junto com o negócio, além de reduzir a taxa de rotatividade de funcionários, que gera tantos prejuízos.
Acertar em processos como o de contratação otimiza a rotina do RH, que não perde tempo realizando longos e desgastantes processos seletivos, que podem acabar não sendo bem sucedidos, demandando novos esforços.
Veja 4 dicas para otimizar a jornada de trabalho
A otimização da jornada de trabalho nas empresas é algo que deve ser buscado por todos os profissionais, desde a gestão de tarefas até os mais operacionais. Como já mostrado, otimizar o tempo é conseguir fazer mais em um período menor, sem perder a qualidade.
Para isso, algumas dicas são importantes nesse processo, desde a mudança de postura na condução de processos e metodologias, até a adoção de ferramentas e softwares. Veja algumas:
Conheça a fundo todos os processos e fluxos da jornada de trabalho
Sem dúvidas, essa é uma das partes mais importantes na busca pela otimização dentro das empresas. O primeiro passo para se descobrir o que pode ou precisa ser melhorado na jornada de trabalho é realizar um levantamento de todos os procedimentos e fluxos que acontecem no dia a dia.
Para isso, cada gestor deve ficar responsável por realizar o levantamento da sua equipe e passar para a diretoria, apontando aqueles processos que mais apresentam gargalos.
Dessa forma, é possível avaliar de fato o que tem causado atrasos ou erros: se são processos, excesso de burocracia, fluxos muito operacionais e que são realizados de forma manual, o que atrasa o andamento, ou até mesmo métodos ultrapassados que não mais atendem às demandas do mercado hoje.
Adote metodologias ágeis
De maneira geral, metodologias ágeis são grandes projetos desenvolvidos em ciclos curtos, de forma que todos conseguem visualizar sua participação e contribuição nesse processo, bem como os pequenos resultados que levam à realização do todo.
As empresas que optam por adotá-las, além de ganhos em produtividade e agilidade, também conseguem proporcionar um ambiente com mais transparência e engajamento.
Exemplo de metodologia ágil é o Kanban, que foca na gestão visual das atividades das equipes e em simplificar os processos. Nele, é criado um quadro dividido em três partes, sendo: a fazer, em andamento e feito.
Além de facilitar que todos enxerguem, de forma geral, a produtividade da equipe, também cria a responsabilidade de que cada um cumpra sua tarefa no tempo acordado e mova-a de uma parte a outra, conforme o andamento, proporcionando agilidade e produtividade.
Utilize a tecnologia sempre que possível
Não resta dúvida de que a tecnologia foi uma das grandes responsáveis por permitir às empresas otimizar o tempo. Tarefas que antes eram feitas de forma manual, como por exemplo, o cálculo da folha de pagamento, com papel, caneta e uma calculadora, hoje são levantados, organizados e entregues por softwares em tempo real.
Veja algumas dicas de ferramentas que favorecem a otimização do tempo nas empresas:
Chatbots
Os chatbots ajudam a otimizar o tempo nas empresas. Eles são ferramentas, geralmente disponíveis em sites e aplicativos, que simulam uma conversa com o cliente, que quer tirar uma dúvida, por exemplo.
Com essa ferramenta, não é necessário ter uma pessoa o tempo todo disponível para responder mensagens, como é o caso do chat online, por exemplo, que nem sempre é automatizado e pode ser controlado por uma equipe de atendentes, ou até mesmo pelo próprio dono da loja, no caso.
O chatbot pode ser desenvolvido com programação de regras ou pode ser um chatbot com inteligência artificial, capaz de evoluir e aprender com o tempo, chegando a compreender a linguagem humana. Por conta disso, em situações mais básicas, o robô consegue simular um diálogo bem próximo de uma conversa entre seres humanos.
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Controle de ponto online
O controle de ponto online é uma alternativa que veio para facilitar o dia a dia das empresas, especialmente do RH, e também dos funcionários.
Para os colaboradores, por meio de um aplicativo de ponto instalado no smartphone ou tablet, eles conseguem marcar os horários de entrada e saída sem precisar se deslocar até onde ficam os relógios de ponto tradicionais, além de evitar longas filas.
Para a empresa, contar com o controle de ponto online significa otimizar o tempo do RH. Isso porque a tecnologia envia os dados sobre o ponto no momento em que ele é marcado, além de entregar relatórios completos, mostrando horas extras, faltas e atrasos.
Com isso, no momento de fechar a folha de ponto dos funcionários, o processo é muito mais ágil, além de seguro e com garantia contra erros e fraudes.
Reuniões por videoconferência
A pandemia da Covid-19 provou para muitas empresas que a gestão no home office pode ser muito interessante e vantajosa para todos os envolvidos.
Exemplo disso são as reuniões realizadas por meio de videoconferência, que, além de permitirem que pessoas de qualquer parte do mundo se comuniquem em tempo real e possam se ver, faz com que todos economizem tempo e sejam mais produtivos.
Sem a necessidade de deslocamento, o que pode provocar horas no trânsito, e com as reuniões focadas no tema, a economia de tempo é visível de imediato. Dessa forma, empresa e funcionário conseguem otimizar o tempo e cumprir a agenda de reuniões.
Ao colocar em prática essas dicas, economizar tempo não será um problema para as empresas ou para seus funcionários.
A produtividade é algo que deve ser buscado por todos, já que traz benefícios para o negócio e possibilita também que todos enxerguem o seu propósito e sua contribuição dentro da organização.
