Método Kanban: como funciona e quais são as suas práticas dentro de um time ágil?

Projetar um hotel 5 estrelas em Dubai, preparar um sanduíche na lanchonete do bairro, acompanhar um desenvolvimento de software ou, até mesmo, organizar sua rotina diária são exemplos de eventos que pressupõem um processo de trabalho. A maioria desses pontos podem ser cuidadosamente abordados, na prática, em processos de trabalho gerenciados com o método Kanban.

No contexto de trabalho de times ágeis, devemos levar em consideração vários fatores, mas sem dúvidas a transparência e a gestão à vista são fatores essenciais. Aqui, o processo deve ser integrado de modo que os gargalos, as dependências, as métricas e o progresso dos itens de trabalho, fiquem visíveis, acessíveis e entendíveis por todos os envolvidos.

Cada pequeno pedaço de trabalho visualizado, nos dá uma noção exata do que está acontecendo em tempo real, possibilitando a identificação de impedimentos, a colaboração entre os integrantes do time e a remoção de fatores indesejáveis para a fluidez de todo o processo.

O objetivo a partir desse ponto é apresentar o significado e as principais características do Quadro Kanban e do Método Kanban.

Ambos são primordiais para uma gestão visual de projetos bem elaborada e de sucesso. Vamos lá?

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O que é quadro Kanban (ou simplesmente Board)?

Bom, até aqui você já deve estar se perguntando:

“Kanban não é aquele método ágil que usa cartões coloridos – como post-its – para dar visibilidade e limitar o trabalho em progresso?”

Pois bem, é por aí mesmo.

Entretanto, além disso, kanban (com “k” minúsculo) é conhecido como um quadro de tarefas onde os cards mencionados são organizados e movimentados de acordo com as diretrizes acordadas entre as pessoas envolvidas. 

O quadro kanban, como o próprio nome diz, é um quadro organizado por colunas que representam um processo de trabalho pelo qual passam itens ou tarefas desenvolvidas por um grupo de pessoas ou por um time bem estruturado.

Ou seja, é uma ferramenta que facilita o trabalho e que ajuda a dar visibilidade de progresso para as pessoas. Ele também pode ser chamado, simplesmente, de board.

Como o board representa o processo de trabalho de um time ágil ou de um grupo de pessoas, ele pode ser criado de várias maneiras, refletindo aquilo que se quer transparecer através das próprias colunas.

A forma mais simples e mais conhecida de se organizar um board é com as colunas: TO DO – DOING – DONE (ou A FAZER – FAZENDO – FEITO). O nível de detalhes varia de acordo com o nível de visibilidade que se pretende dar.

Pode-se limitar a criar um board apenas com: TO DO – DOING – DONE, dando menos visibilidade do processo de trabalho, ou pode-se criar um board com: NOVAS IDEIAS – IDEIAS APROVADAS – EM DESENVOLVIMENTO – DESENVOLVIDO – EM TESTE – TESTADO – PRONTO PARA DISPONIBILIZAR – DISPONIBILIZADO.

O segundo exemplo gera muito mais visibilidade e o nível de maturidade do time pode influenciar diretamente nesse tipo de construção.

Aqui em Blip, a maioria dos times gostam de dar mais visibilidade ao seu processo de trabalho. Entendemos o valor disso.

Quer dizer, então, que os boards criados por aqui, apresentam os detalhes mais importantes do trabalho que está sendo feito, e só de olhar para a disposição dos itens de trabalho nas colunas, é possível saber como andam as coisas: se existem gargalos, impedimentos ou problemas para resolver.

Como funciona o método Kanban?

Que tal aprender assistindo ao vídeo abaixo? Confira o conteúdo produzido pela Pluga.co sobre o assunto:

Mais do que o quadro, o Método Kanban é composto por um conjunto de princípios, práticas e cadências. Foi idealizado por David J Anderson com a intenção de trazer o mesmo tipo de gestão de fluxo de trabalho industrial para a gestão do trabalho de conhecimento.

É inspirado no sistema toyotista de produção e no sistema Kanban de processo de produção industrial, que vêm da década de 40 para resolver um problema de excesso de estoque nas fábricas da companhia.

O Kanban pressupõe um fluxo de trabalho puxado, onde, como o próprio nome indica, os integrantes do time puxam atividades para executar à medida que há capacidade para tal. A ideia é que se tenha um equilíbrio entre as demandas que chegam e o que o time é capaz de executar.

O sistema puxado é uma tratativa para o que conhecemos como sistema empurrado, no qual as atividades são direcionadas para o time sem respeito à sua capacidade e com foco em produção baseada totalmente na demanda.

Além disso, o Kanban é dividido em quatro princípios e seis práticas:

Quais são seus princípios?

1. Comece com o que você faz hoje

O método Kanban prega evolução, então a ideia é que sejam identificados pontos de melhoria sobre o fluxo de trabalho atual do time e mudanças sejam planejadas. Dessa forma, o Kanban é introduzido de forma incremental de acordo com o contexto e as necessidades da equipe.

2. Busque mudanças incrementais e evolucionárias

Grandes mudanças no fluxo de valor podem ser problemáticas, oferecendo certa resistência por parte dos envolvidos, levando-se em conta medos e incertezas. Tendo isso em vista, o Kanban sugere pequenas mudanças, com a aplicação de experimentos baseados em hipóteses e observação do comportamento do sistema.

3. Respeite o processo atual, papéis, responsabilidades e títulos

É muito importante que o processo atual de trabalho, assim como os cargos e autoridades definidos, sejam respeitados, pois provavelmente boa parte disso funciona e possua valor. Por isso, a sugestão é que seja trabalhada a melhoria contínua sobre o modelo já existente.

4. Incentive atos de liderança em todos os níveis

Todos devem adotar a mentalidade de melhoria contínua. O Kanban sugere que algumas das melhores lideranças vêm de atos cotidianos de pessoas na linha de frente de seus times.

Quais são as práticas da metodologia?

1. Visualize o fluxo de trabalho

O fluxo de trabalho precisa estar refletido em um quadro para que seja possível ter sua visibilidade, e consequentemente expor o andamento do trabalho, o que também tornará mais fácil de enxergar os pontos problemáticos do fluxo que requerem melhoria.

2. Limite o trabalho em progresso

Se não limitarmos a quantidade de trabalho em andamento, é quase certo de que não haverá sistema puxado no fluxo, e sim um sistema empurrado. Criando esse limite, garantimos a aplicação do sistema puxado, e ganhamos mais visibilidade do problema de acúmulo de atividades em estoque, que quando tratado irá melhorar nosso tempo de entrega.

3. Gerencie o fluxo

No Kanban, olhamos para o fluxo de trabalho como um todo, e não para partes dele. A ideia é promover uma gestão do trabalho, e não um microgerenciamento das pessoas. Ao invés de pensar em como manter pessoas ocupadas o tempo todo, pensamos em como acelerar o ciclo de entrega de valor.

4. Torne as políticas de trabalho explícitas

Todos devem entender o processo de trabalho, suas regras, papéis e definições, pois só assim será possível que todos os envolvidos realmente sigam o processo e possa haver melhoria contínua. Para que haja essa clareza, torna-se essencial que esse processo esteja registrado e acessível a todos.

5. Implemente ciclos de feedback

O método Kanban sugere alguns rituais para garantir os ciclos de feedback, cujo principal propósito é comparar os resultados esperados com os obtidos para realizar ajustes.

6. Melhore colaborativamente

Desconfortos serão gerados e conversas começarão a ocorrer para tratá-los, com o propósito de atingir o fluxo suave e constante do Kanban. Isso é o esperado com a mentalidade de melhoria contínua, e a ideia é que esse seja um processo colaborativo, no qual o time identifique problemas e proponha melhorias juntos.

Quais são as cadências do Kanban?

O método Kanban não é prescritivo quanto a formato, papéis e cerimônias. Porém, algumas cadências são sugeridas para melhoria do fluxo de trabalho. Elas são divididas em dois grupos: um com foco no time e nas entregas de serviço e outro com foco na estratégia.

Lembrando que no Kanban primeiro avaliamos o fluxo de trabalho, logo somente após isso decidimos quais cadências fazem sentido serem aplicadas. Você pode conferir mais sobre as cadências do Kanban aqui.

Por isso tudo, percebemos que o Kanban, o board e o processo de trabalho de um time ágil estão genuinamente interligados e se complementam, apesar de serem três assuntos diferentes em suas essências.

Uma equipe que utilizar o Kanban como gestão do seu processo de trabalho apoiado por um board bem desenhado como ferramenta de representação, já deu um excelente passo em direção ao sucesso.

Agora que você já sabe um pouco mais da relação entre Kanban, board e sua importância para o processo de trabalho de times ágeis, confira como o Endomarketing pode engajar os seus colaboradores!