A comunicação interna é um dos aspectos mais importantes em uma empresa, mas também é um dos mais difíceis de manter em perfeito funcionamento. Muitas vezes, é necessário utilizar de ferramentas para comunicação interna específicas para que, além de ter uma produtividade satisfatória, o clima organizacional também flua tranquilamente.
Apesar de ser uma missão árdua, o ideal para qualquer empresa é sustentar um clima comunicacional propício e transparente. Para isso, podemos utilizar de recursos tecnológicos, metodologias de trabalho, mecanismos de otimização para evoluir rumo à uma comunicação de sucesso.
No artigo a seguir, serão apresentadas algumas dessas ferramentas e as possibilidades de uso de cada uma delas. A partir daí, você conseguirá analisar qual ou quais delas poderão atender à sua necessidade hoje.
Sobre comunicação interna
Comunicação interna é o ato de compartilhar informações no ambiente organizacional. Suas ações são completamente focadas nos colaboradores. Logo, para exercer uma boa comunicação interna é preciso conhecer o seu time.
Muitas empresas enfrentam esse contratempo: pessoas que trabalham juntas, mas que têm pouca interação ou uma comunicação insatisfatória. Dos problemas que podem ser gerados por uma comunicação mal executada, destacam- se:
- baixa produtividade;
- aumento de conflitos;
- clima organizacional dificultoso;
- projetos demorados ou interrompidos.
Em contrapartida, quando se tem um diálogo eficiente, os problemas acima são resolvidos e alguns benefícios são incorporados ao ambiente de trabalho, como:
- maior engajamento;
- diminuição de rotatividade;
- melhoria da percepção de marca;
- mais liberdade de esclarecimento de dúvidas.
Para evitar esses problemas, e agregar esses melhoramentos organizacionais, é necessário encontrar meios pelos quais as pessoas possam conversar de forma fluida e eficiente. Para isso, existem recursos comumente utilizados no meio corporativo, voltados para esse fim.
Ferramentas para comunicação interna
Vivemos em mundo onde somos cercados de plataformas feitas para solucionar as nossas dificuldades e contratempos. Portanto, dispomos de diversas ferramentas para comunicação interna hoje em dia. Porém, como já foi citado, é preciso conhecer os seus colaboradores para que os meios certos sejam utilizados de acordo com a adaptabilidade da sua equipe.
Segue, então, uma lista de soluções que podem — e devem — ser utilizadas e aproveitadas da forma que melhor atenda no cotidiano da sua empresa:
Embora há quem defenda que e-mail é um método ultrapassado, a verdade é que ele continua sendo muito útil para a comunicação interna. Alguns assuntos precisam ficar documentados e os correios eletrônicos cumprem essa função de armazenamento muito bem.
O e-mail também é um recurso mais formal de comunicação, com isso, as mensagens compartilhadas via e-mail tendem a ser levadas mais a sério. Além disso, é possível criar categorias de armazenamento, tags, favoritar mensagens e diversas outras funções úteis para facilitar e organizar informações.
Reuniões
Reuniões também são uma ferramenta, que apesar de não ser novidade, continuam sendo grandemente promissoras. Encontrar-se, ainda que virtualmente, com as pessoas que precisamos tratar de assuntos importantes não vai sair de moda tão cedo.
Porque algumas questões precisam ser resolvidas e conversadas instantaneamente e, por vezes, e-mails, por exemplo, têm um tempo de resposta que pode prejudicar o bom andamento de um projeto.
Work Chat
Workplace Chat funciona como um bate papo, porém totalmente voltado para o ambiente corporativo. Nele, é possível criar grupos, selecionar a privacidade de cada um deles, compartilhar publicações, artigos, fotos, vídeos etc. É gerido pelo Workplace.
Ele também disponibiliza a função de fazer chamadas de vídeo e de voz, dentro da própria ferramenta. Um diferencial do Work Chat é a possibilidade de integração com chatbots, que responde automaticamente a partir de identificação de palavras e frases. Com isso, a comunicação torna-se mais rápida e otimizada em inúmeras situações.
Trello
Uma dica de ouro para as organizações é o Trello. Uma plataforma muito utilizada, que reúne funções inteligentes que podem tornar sua comunicação mais rápida e, especialmente, mais organizada.
Algumas utilidades disponíveis no plano gratuito da ferramenta são:
- quadros de times separados;
- listas e cards com checklist de tarefas com prazos atribuídos;
- marcação de pessoas;
- modo calendário para uma visão geral do projeto;
- comentários e descrições de cada card;
- compartilhamento de arquivos;
- identificação de tarefas por etiquetas.
Essas, são algumas das possibilidades que você encontra e pode utilizar de forma estruturada e intuitiva.
Asana
Esse também um software habilitado para ambiente web e mobile, criado para organizar as demandas empresariais, definir tarefas prioritárias, atribuir atividades para pessoas específicas, criar e compartilhar quadros, listas, acompanhar o andamento dos projetos, enfim.
Contudo, utilizar um ou outro vai depender de qual a equipe se adapta melhor e quais os melhores recursos eles possuem para atender às necessidades de cada time.
Slack
O Slack é uma plataforma de comunicação corporativa, que permite aos usuários criar salas de chats organizadas por temas, grupos privados e mensagens diretas. Uma vantagem interessante do Slack é que você pode centralizar sua comunicação e, ao mesmo tempo, categorizar os assuntos que estão sendo discutidos.
Além disso, ele possui versão para web e smartphone, o que facilita sua manipulação. Também permite o uso de gifs, fazendo com que as conversas informais, dentro dos times, fiquem mais descontraídas.
Ele também possui o slackbot, uma função que permite criar uma resposta automática à perguntas pré-configuradas.
Newsletters
A newsletter é uma das ferramentas de comunicação interna que também é muito utilizada em empresas de diferentes tamanhos e mercados. Funciona como um boletim informativo, o qual é “distribuído” ou publicado regularmente.
Geralmente a news é veiculada via e-mail, mas também pode ser compartilhada por meio de outras plataformas de chats institucionais que foram citadas acima, ou até mesmo publicadas em redes sociais corporativas, impressas em mural de notícias etc.
Rede social corporativa
É uma solução interessante, que funciona de forma bem similar às redes sociais que estamos acostumados no nosso dia a dia. Uma rede social corporativa pode gerar mais engajamento, interação entre os colaboradores e pode ser uma boa maneira de melhorar a comunicação interna.
Independentemente de qual das ferramentas para comunicação interna serão utilizadas, é indispensável pensar nas pessoas que vão usá-las. Porque, esses recursos só serão eficientes uma vez que os seus funcionários se adaptarem a elas e colocá-las em prática.
Portanto, faça uma pesquisa com seus colaboradores, entenda quais são as suas carências e crie um ambiente comunicacional agradável e inspirador em sua empresa.
Agora que você sabe quais são as melhores ferramentas para comunicação interna, confira qual a maturidade do seu time agora mesmo!
