Vivemos a transformação digital em praticamente todos os setores e negócios. É neste contexto que surge a automação empresarial, cuja característica mais marcante é o uso de tecnologia, métodos e processos para otimizar resultados dentro de uma empresa.
Para entender as melhorias trazidas pela tecnologia, como a automação, basta pensar em como as pessoas conversavam por cartas, no passado. O que hoje se resolve por uma mensagem, antes demorava e exigia muito mais tempo dos envolvidos.
Continue lendo e aprenda o que é automação empresarial, quais são seus benefícios e como implementar automações em 5 passos.
O que é automação empresarial?
A transformação digital nas empresas é marcada por processos que antes eram feitos manualmente e passaram a ser executados de forma automatizada. Logo, automação empresarial é o termo utilizado quando tarefas manuais são executadas por softwares ou programas automáticos de computador.
Um bom exemplo de automação empresarial são os controles de estoque e vendas. Antes, toda venda deveria ser deduzida do estoque manualmente. Com a automação, os sistemas de vendas já são integrados ao estoque e essa dedução é feita automaticamente!
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Quais são os reais benefícios da automação para empresas?
Processos padronizados
As operações empresariais automatizadas acontecem de forma padronizada, pois são programadas para isso. Logo, podemos esperar resultados semelhantes de processos que são muitas vezes complexos.
É neste enquadramento que muitas empresas cresceram consideravelmente em pouco tempo. Em geral, elas automatizam processos internos, conseguem otimizar resultados e gerar dados para tomadas de decisões.
Diminuição de falhas
Os sistemas de automação são programados para executarem tarefas manuais e repetitivas, reduzindo consideravelmente as falhas humanas.
É claro que máquinas e programas de computador também estão suscetíveis a cometer falhas, mas ainda assim, são situações que podem ser resolvidas por uma equipe de manutenção. Neste sentido, o mesmo não acontece com falhas humanas.
Aumento de produtividade
Com menos atividades manuais, a equipe de profissionais consegue realizar cada vez mais demandas estratégicas com melhor desempenho.
Isso quer dizer que a produtividade dentro da empresa aumenta, na medida em que mais tarefas são realizadas em menos tempo e de forma padronizada, ou seja, com poucas ou nenhuma falha.
Redução de custos operacionais
Da mesma forma que a automação empresarial aumenta a produtividade, ela reduz custos operacionais. Por exemplo, um atendimento automatizado pode reduzir os custos com atendimento, uma vez que consegue reduzir os gastos com call centers.
Que tarefas podem ser automatizadas?
Atendimento ao cliente
Automatizar o atendimento ao cliente é deixá-lo mais ágil e eficaz, o que garante uma excelente experiência aos usuários e reduz custos para a empresa.
Os chatbots, por exemplo, são soluções de automação de atendimento que reduzem o tempo de espera e muitas vezes conseguem resolver demandas sem precisar de um atendente. Além disso, representam uma grande economia para as empresas que possuem call centers.
Vale lembrar que os chatbots não substituem humanos. Pelo contrário, eles conseguem escalar o atendimento de forma inteligente. Com isso, os atendentes humanos conseguem cuidar melhor de demandas mais complexas.
Automação fiscal
A emissão de notas fiscais é uma obrigação para negócios dos mais variados portes, e o não cumprimento dessa responsabilidade pode acarretar em penalidades. Por isso, é muito importante garantir a emissão correta desses documentos.
Com uma ferramenta de automação fiscal, esse processo fica muito mais fácil, já que as notas fiscais são emitidas automaticamente. Assim, você pode ter a tranquilidade de saber que seu negócio está regularizado.
Outra vantagem é a diminuição de erros, já que, ao preencher uma nota fiscal manualmente, é preciso inserir diversos dados. Com um sistema de emissão de nota fiscal, isso é feito de forma automática. É possível ainda ter mais controle sobre a situação fiscal da empresa, conferindo no sistema quais documentos foram emitidos.
Gestão de contratos
Uma das demandas mais recorrentes em empresas é a gestão de contratos. São muitos detalhes que normalmente exigem grande atenção e podem levar muito tempo.
Com a automação desses processos, o fluxo de contratos se torna mais ágil e seguro, gerando economia de tempo e recursos.
Automação de marketing
Algo muito comum em empresas de sucesso é a automação de marketing. Além de potencializar a produtividade do time, ferramentas de automação de marketing aceleram muitos processos e geram dados que auxiliam nas tomadas de decisão.
Por exemplo, imagine só ter que enviar a mesma mensagem várias vezes para uma determinada base de contatos, avisando sobre alguma promoção ou, até mesmo, sobre horários de funcionamento do negócio. Parece cansativo, não é?
Com a automação, você consegue se comunicar de forma estratégica e pontual, e ainda gera dados de envio para analisar posteriormente o sucesso da comunicação. Tudo em um Blip!
Além do envio de e-mails, as empresas podem usar a automação de marketing para melhorar estratégias de marketing em redes sociais. Um bom exemplo é a possibilidade de agendar publicações e medir métricas de engajamento e conversão.
Passo a passo: Como fazer automação na prática?
1. Analise a sua empresa
O primeiro passo para a automação empresarial é conhecer bem a empresa e todos os seus departamentos. Logo, antes de mais nada, levante os dados e descubra o que pode ser automatizado e, mais importante, quais serão os ganhos e como a transformação digital acontecerá.
Por exemplo:
- O atendimento ao cliente demora para ser concluído?
- Qual o custo dos processos de gestão contratual?
2. Defina as prioridades
Depois de analisar a empresa e descobrir quais áreas e funções podem ser automatizadas, chegou a hora de priorizar as automações mais urgentes.
Uma boa forma de saber por onde começar é sabendo quais áreas já estão acostumadas com o uso de tecnologias.
3. Escolha as ferramentas
Com as prioridades definidas, o próximo passo é escolher a melhor ferramenta para automação empresarial. Nessa etapa, pesquise sobre as melhores ferramentas disponíveis e analise cada uma delas.
Uma boa dica é testar as soluções de automação e levantar os dados para encontrar a melhor relação de custo e benefício.
4. Busque suporte nas mudanças
Depois de escolher a melhor solução de automação para sua empresa, é fundamental garantir suporte para as modernizações.
Isso quer dizer encontrar uma pessoa ou equipe responsável por acompanhar cada momento da implementação das automações na empresa.
5. Melhore constantemente
Com uma boa plataforma e as automações implementadas, o próximo passo é levantar dados, gerar insights e tomar as melhores decisões de negócios.
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