O WhatsApp é o aplicativo de mensagens mais popular do Brasil. Segundo dados da Statista, 147 milhões de pessoas usam o WhatsApp no Brasil, o que corresponde a 99% dos brasileiros que possuem acesso à internet.
Não somente as pessoas, mas as empresas brasileiras também adotaram em massa o WhatsApp, como mostra um estudo realizado pela Yalo com dados da IDC. De acordo com as informações divulgadas, 95% das empresas brasileiras utilizam o aplicativo de conversa, transformando-o no principal canal de comunicação entre empresas e clientes.
Uma das razões para a grande adoção do WhatsApp como canal de comunicação das empresas são as diversas ferramentas disponibilizadas no aplicativo para facilitar a gestão de conversas e o atendimento ao cliente.
Entre essas ferramentas estão as mensagens automáticas de saudação. Essas mensagens automáticas funcionam como um primeiro contato, criando uma impressão positiva com uma resposta instantânea, assim que o cliente entra em contato.
Elas permitem que os clientes saibam que a empresa está disponível para ajudá-los, mesmo quando não há alguém disponível para responder imediatamente.
Neste conteúdo, vamos explorar como as mensagens de saudação no WhatsApp funcionam, como configurá-las e fornecer alguns modelos que você pode usar para aprimorar o atendimento ao cliente da sua empresa.
Como configurar uma mensagem de saudação no WhatsApp?
Configurar uma mensagem de saudação no WhatsApp é um processo simples, mas que pode fazer toda a diferença na experiência do cliente que entra em contato com a sua empresa.
A funcionalidade de mensagem automática de saudação está disponível apenas no WhatsApp Business, a versão do aplicativo voltada para empresas, que oferece diversas ferramentas adicionais para otimizar o atendimento.
Para acessar o WhatsApp Business e configurar sua mensagem de saudação, confira o passo a passo abaixo:
1 – Baixe o WhatsApp Business:
Se ainda não tiver baixado, baixe o aplicativo WhatsApp Business na Play Store (Android) ou App Store (iOS). O WhatsApp Business é gratuito e permite que você utilize diversas funcionalidades voltadas para a comunicação entre empresas e clientes.
2 – Configure sua conta comercial no WhatsApp Business:
Após fazer o download do aplicativo, configure sua conta comercial, inserindo número de telefone, nome da empresa, descrição do negócio e outras informações relevantes.
3 – Acesse o menu “Ferramentas de Negócio” nas configurações:
Após configurar sua conta, toque no menu de três pontos no canto superior direito (para Android) ou vá até a aba “Configurações” (para iOS) e, dentro do menu de configurações, procure por “Ferramentas de Negócio” e selecione essa opção.
4 – Acesse e ative a ferramenta “Mensagem de Saudação”:
Em “Ferramentas de Negócio”, você verá a opção “Mensagem de Saudação”, acesse esta opção e ative a funcionalidade, para permitir que uma mensagem automática seja enviada sempre que um cliente entrar em contato com você pela primeira vez ou após um longo período sem interação
5 – Escolha o Horário de Envio:
Você pode definir o horário de envio da mensagem de saudação no WhatsApp, optando por enviá-la 24 horas por dia ou em horários específicos, como após o horário comercial ou conforme sua disponibilidade de atendimento.
6 – Personalize sua Mensagem:
Por fim, escreva a mensagem de saudação que você deseja enviar para seus clientes e salve as alterações, e então a mensagem estará pronta para ser enviada automaticamente.
Com esses passos simples, você pode garantir que seus clientes recebam uma resposta imediata assim que entrarem em contato com a sua empresa pelo WhatsApp. Isso não só melhora a experiência do cliente, mas também otimiza o tempo da equipe de atendimento.
Veja também: Guia do WhatsApp para Empresas.
Como fazer uma boa mensagem de saudação no WhatsApp?
A mensagem de saudação no WhatsApp é a primeira interação que o cliente terá com a sua empresa, por isso é fundamental que ela cause uma boa impressão.
Uma saudação bem escrita pode criar uma sensação de acolhimento, além de transmitir confiança e profissionalismo. Confira algumas dicas para escrever uma boa mensagem de saudação no WhatsApp:
- Seja claro e objetivo: A mensagem de saudação deve ser simples e direta, evite textos longos e complexos, que podem gerar confusão ou até desinteresse. Use frases curtas e de fácil compreensão;
- Adote um tom amigável: Mesmo em uma mensagem automática, é importante transmitir que a empresa está disponível para ajudar. Use uma linguagem amigável e acolhedora, que demonstre atenção ao cliente, com expressões como “Obrigado por entrar em contato. Estamos aqui para ajudar você!”;
- Deixe claro o próximo passo: Aproveite a saudação para informar ao cliente o que ele deve fazer a seguir. Se você precisar de mais informações para atendê-lo, deixe claro o que é necessário. Caso contrário, avise sobre o tempo de espera ou sobre como o atendimento será feito. Exemplo: “Em breve, um de nossos atendentes irá responder à sua solicitação.”;
- Adapte a mensagem ao perfil da sua empresa e sua persona: A saudação deve refletir a identidade da sua empresa. Se o seu negócio tem um tom informal e descontraído, não hesite em usar uma linguagem mais leve. Mas se a empresa é mais formal, prefira uma abordagem mais profissional. O importante é que o tom esteja alinhado à sua marca;
- Inclua informações importantes: Se for relevante, inclua informações adicionais que o cliente possa precisar logo após a saudação, como horário de funcionamento, formas de contato ou links para serviços específicos;
- Seja transparente: Se o cliente entrar em contato fora do horário de expediente ou se não houver atendimento imediato disponível, informe-o de forma transparente;
- Ofereça alternativas de atendimento: Ofereça alternativas de atendimento para que o usuário possa escolher como deseja ser atendido. Isso inclui outros canais como telefone ou site.
O que escrever na mensagem de saudação do WhatsApp?
Com essas dicas, já é possível construir uma ótima mensagem automática e melhorar o atendimento e a experiência do seu cliente. Mas para te ajudar um pouco mais nesse processo, separamos alguns modelos de mensagem automática de saudação para você se inspirar, confira!
1. Modelo de mensagem de saudação informativa
Essa é a saudação padrão, que pode ser usada quando o cliente entra em contato pela primeira vez, sem informações adicionais ou contexto.
Modelo: “Olá! 👋 Bem-vindo à [Nome da Empresa]. Como podemos ajudá-lo hoje? Nosso horário de atendimento é de segunda a sexta-feira, das 9h às 18h. Se precisar de algo fora desse horário, deixaremos sua solicitação registrada e entraremos em contato assim que possível.”
2. Modelo de mensagem solicitando dados do cliente
Se for necessário coletar dados importantes para dar continuidade ao atendimento, a mensagem pode solicitar essas informações de forma clara e objetiva.
Modelo: “Olá! Obrigado por entrar em contato com [Nome da Empresa]. Para atendê-lo da melhor forma, por favor, nos informe seu nome completo, e-mail ou telefone para que possamos oferecer a solução mais adequada. Estamos à disposição para ajudar!”
3. Modelo de mensagem informando tempo de espera
Essa mensagem é útil quando o cliente entra em contato durante períodos de alta demanda e você deseja informá-lo sobre o tempo de espera.
Modelo: “Bom dia! Agradecemos seu contato. Estamos com uma demanda um pouco maior neste momento, mas um de nossos atendentes irá responder sua solicitação em até X minutos. Agradecemos pela paciência!”
4. Modelo de mensagem redirecionando para outros canais
Se a sua empresa oferece vários canais de atendimento, essa mensagem pode redirecionar o cliente para outro canal de sua preferência, caso ele prefira.
Modelo: “Oi, boa tarde! Você entrou em contato com [Nome da Empresa], um atendente estará disponível em breve. Se preferir, você pode falar diretamente com nossa central de atendimento pelo e-mail [[email protected]] ou ligar para nosso número [número de telefone]. Estamos à disposição para ajudar!”
5. Modelo de mensagem de saudação para leads capturados
Quando o contato é um lead que já foi capturado anteriormente (por exemplo, através de um formulário de contato ou evento), a mensagem pode ser personalizada para dar continuidade ao processo de venda.
Modelo: “Olá, [Nome do Lead]! Que bom ver seu interesse em [Nome da Empresa]. Estamos ansiosos para ajudá-lo com [produto/serviço]. Se puder nos fornecer mais detalhes sobre o que procura, podemos apresentar a melhor solução para você!”
6. Modelo de mensagem para resolução de problemas
Quando um cliente entra em contato para resolver um problema ou realizar uma reclamação, como em um canal de suporte ao cliente, por exemplo, a saudação deve ser empática e transmitir que a empresa está comprometida em resolver a situação.
Modelo: “Olá! Lamentamos saber que você está enfrentando um problema. Estamos aqui para ajudar! Por favor, nos forneça mais detalhes sobre o que ocorreu para que possamos encontrar a melhor solução para você o mais rápido possível.”
7. Modelo de mensagem de saudação para sinalização de ausência
Se a empresa estiver fora do horário de atendimento ou ausente por algum motivo, é importante informar isso ao cliente de forma clara e oferecer alternativas.
Modelo: “Olá! Agradecemos seu contato com [Nome da Empresa]. No momento, estamos fora do nosso horário de atendimento, mas sua mensagem será registrada e um de nossos atendentes entrará em contato assim que possível. Nosso horário de atendimento é de [horário de expediente]. Obrigado pela compreensão!”
Confira mais modelos de mensagem automática para diversas ocasiões acessando: Confira 27 modelos de mensagem automática para WhatsApp
Otimize ainda mais seu atendimento no WhatsApp com a Blip
As mensagens de saudação do WhatsApp são uma ferramenta interessante para melhorar a experiência do cliente, entretanto, se o seu negócio precisa de uma automação de atendimento mais robusta e escalável, é necessário uma plataforma de atendimento autorizada pela Meta, como a Blip.
Com a Blip, sua empresa automatiza toda a jornada do seu consumidor, do marketing ao pós-venda, com a ajuda da IA Conversacional e do Contato Inteligente, uma solução inovadora capaz de oferecer uma experiência hiper personalizada para o seu cliente.
